Il coinvolgimento delle persone che prendono parte a un evento, come per esempio una conferenza o un convegno corporate, presuppone uno studio attento e un lavoro meticoloso. Gli organizzatori, una volta trovati gli spazi per meeting e congressi adatti, si concentrano sui relatori e sui contenuti: chi dovrà essere invitato, che cosa dovrà essere detto, quali comunicazioni dovranno essere inviate al pubblico. La platea, in effetti, deve essere coinvolta in modo tale che sia interessata a quello che viene comunicato. Quali sono gli stratagemmi che possono essere messi in pratica a questo scopo?

Che cosa fare per rendere meeting e congressi più interessanti

Prima di tutto, è bene pensare a come rendere l’audience attiva, il che vuol dire provare a ridurre la distanza che c’è tra la platea e il palco. Agli speaker potrebbe essere consigliato, per esempio, di porre ai presenti delle domande che li coinvolgano, senza farsi spaventare dal timore che nessuno risponda. Ciò che conta è focalizzarsi sulla tipologia di interrogativo che verrà posto: le domande, cioè, devono essere veramente interessanti e permettere ai presenti di esprimere il proprio pensiero, magari innescando anche un dibattito. Ovviamente, è sempre opportuno essere preparati con un piano B, sapendo come reagire nel caso in cui nessuno provi a rispondere. Meglio non essere imbarazzati e reagire con prontezza.

Può essere utile anche prevedere e impostare un lavoro di gruppo, non per forza come attività conclusiva, ma magari direttamente all’inizio: così facendo si ha la certezza di rompere il ghiaccio e di sciogliere la tensione. I partecipanti saranno attivi sin dal primo momento, e in più si creerà l’attesa per le conclusioni e le relazioni finali.

Come farsi aiutare dalla tecnologia

Nell’organizzazione di meeting e congressi il supporto della tecnologia può essere fondamentale: ecco perché conviene conoscere ed avere familiarità con il maggior numero possibile di tool. Un bravo meeting planner ha la capacità di favorire il coinvolgimento della platea approfittando degli strumenti più semplici da utilizzare, meglio ancora se gratuiti: il primo riferimento è, ovviamente, ai social network, che sono sempre efficaci per la loro capacità di tenere l’attenzione alta. Può essere utile, a tal proposito, verificare se i presenti siano iscritti a Twitter – se non tutti, almeno una buona parte -, che forse è il social che più di tutti gli altri vanta un potenziale eccellente dal punto di vista dell’interattività immediata.

Vale la pena, allora, di concentrare una parte delle risorse nel live twitting, che dovrà essere effettuato non solo da un responsabile ad hoc, ma anche dai vari partecipanti, che potrebbero essere chiamati a twittare ciò che riterranno più interessante, dai video ai contenuti testuali. Lo stesso Twitter può essere utilizzato per proporre delle domande live, così che possa essere fornita una risposta in real time.

Infine, l’ultimo accorgimento che è bene adottare è quello che prevede l’organizzazione e l’allestimento di break creativi, indispensabili per concedere delle pause ai presenti e per non bombardarli di informazioni e input. Si può approfittare di tale circostanza per far fruttare la propria creatività, per esempio predisponendo una stanza in cui essere parte attiva di un brainstorming, oppure prevedendo la presenza di un corner in cui andare a riposarsi. Un’altra idea da non sottovalutare consiste nel garantire la disponibilità di uno spazio creativo in cui sia possibile dedicarsi a un’attività manuale, per far sfogare la mente, ovviamente non troppo distante dai contenuti e dagli obiettivi del meeting.