Sempre più aziende si affidano ultimamente ai progressi della tecnologia per fare in modo che le attività, l’organizzazione degli eventi e le varie componenti all’interno della propria azienda vengano gestiti al meglio. Questi strumenti vengono generalmente inclusi all’interno del più ampio contenitore delle unified communications (UC). Esistono in commercio numerose apparecchiature che possono risolvere problemi di gestione di questo tipo, ma una delle più innovative e più popolari in tal senso è senza dubbio la webex cisco. L’esigenza che hanno le aziende di affiancarsi a questo tipo di strumenti deriva dal fatto che sempre più sono i lavoratori che operano all’interno di un’azienda da remoto e sempre più sono le esigenze di doversi connettere con individui che si trovano dall’altra parte del mondo e con i quali non si può interagire fisicamente. Per rendere più agile tutti questi problemi e semplificare una vita aziendale ecco che la webex cisco è andata incontro a milioni di aziende nel mondo. Vediamo insieme che cos’è, come funziona e quali sono le caratteristiche di questo straordinario strumento tecnologico di cui le aziende non possono più fare a meno.

Che cos’è la webex e a cosa serve?

La webex è un’applicazione professionale, rilasciata da Cisco, che permette di effettuare assemblee, riunioni, eventi e video training online organizzate virtualmente dalla stessa piattaforma. Esistono al momento 4 programmi Webex che possono essere acquistati in blocco dalle aziende oppure singolarmente:

• La webex meeting Center, che serve a gestire riunioni virtuali;
• la webex eventi che, come dice la parola stessa, organizza e gestisce eventi;
• la webex training Center che serve alla gestione di video training per gli utenti;
• la webex support Center, specializzata nel supporto aziendale.

La prima è l’offerta più conosciuta e più popolare, nonché la più acquistata dalle aziende. Con la webex meeting center è possibile visualizzare e gestire le riunioni online tramite la piattaforma stessa. Si tratta di un metodo molto innovativo è adatto a tutte quelle aziende che hanno dei dipendenti che lavorano da remoto o dislocati in più parti del mondo e con i quali è difficile intrattenere conversazioni insieme o farli partecipare a delle riunioni. Con questo metodo si possono unire più persone in un’unica conferenza, ma ovviamente in base al numero degli effettivi partecipanti può variare il costo della applicazioni. In ogni caso si tratta di un metodo qualitativamente molto alto per gestire le riunioni, in quanto webex consente di scambiare documenti, immagini e file in genere tutto in una risoluzione HD molto performante.

Le caratteristiche e le funzionalità della webex

Webex può collegarsi sia tramite wi-fi sia tramite connessione dati, le caratteristiche principali di questo strumento sono: i video di altissima qualità, la commutazione video a voce, una funzionalità che consente di evidenziare chi sta parlando in quel momento, la funzionalità di video mobile che consente di muovere lo schermo in tempo reale per mostrare chi parla ed, inoltre, è presente la funzionalità del Meeting audio, che consente di vedere presentazioni, usare la chat o visualizzare le applicazioni e il desktop PC. Tutte queste funzionalità sono necessarie a un lavoro in team e rendono webex estremamente adatto a riunioni aziendali, ma anche a gruppi studio che per varie ragioni non possono organizzare fisicamente una sessione in cui siano tutti presenti. Non è necessario poi che tutti i presenti all’assemblea siano abbonati a webex, ma è possibile che con un solo abbonamento tramite Edge si possano chiamare gli altri utenti tramite iPad. Questi ultimi non dovranno far altro che rispondere alla chiamata del sistema che comparirà sullo schermo del loro iPad e attivare il meeting audio collegandosi o tramite wi-fi o tramite connessione dati. A questo punto l’utente sarà praticamente attivo all’interno della conferenza virtuale. Tuttavia, solo chi possiede un reale abbonamento a webex Meeting Center è in grado di: pianificare e avviare una riunione, invitare le persone alla conferenza, ordinare le funzioni dei partecipanti, indicando ad esempio chi sia il moderatore della conferenza o eliminare una riunione. Il leader della conferenza già con un abbonamento base ha degli accessi maggiori rispetto agli altri partecipanti durante la riunione, ad esempio egli può avere una visione a schermo intero, visualizzare il contenuto condiviso da un computer, controllare il modo in cui partecipanti si sono collegati alla conferenza, avviare al contempo una chat singola o una chat con pochi utenti selezionati e controllare la funzionalità dell’audio, attivando e disattivandola a proprio piacimento.

Webex per studenti: è utile?

Negli ultimi tempi l’applicazione webex è stata utilizzata anche nell’ambito universitario, non solo tra un gruppo di studenti che avevano necessità di fare delle videoconferenze per motivi di studio, ma anche dagli stessi professori universitari che hanno preferito utilizzare questo strumento per connettersi ai propri studenti e realizzare video-lezioni. Il pacchetto più utilizzato in tal senso è, infatti, proprio il webex training center. Ovviamente questo strumento non viene utilizzato solo in ambito universitario, ma i video training sono molto utili all’interno dell’azienda per corsi di aggiornamento o di formazione che consentono di accrescere le conoscenze dei propri dipendenti ogni qualvolta l’azienda lo ritiene necessario. La piattaforma andrà a creare una aula virtuale gestita dal leader della conferenza training, il quale dovrà regolare audio e microfono e poi a chiamare tramite computer tutti i partecipanti. Gli ospiti all’interno dell’aula virtuale avviata dal docente potranno condividere il proprio materiale, ma questa funzionalità può essere anche disabilitata dal leader. Per condividere il materiale didattico durante il video lezione si può utilizzare l’apposita funzione di condivisione. Il docente potrà visualizzare l’elenco di tutti i partecipanti che stanno seguendo la lezione e qualsiasi partecipante ha la possibilità di fare delle domande nel corso della lezione con l’apposito strumento che indica l’alzata di mano. Al docente comparirà, infatti, l’icona della mano e il nominativo del partecipante che l’ha richiesta. Infine, al termine della lezione il docente termina la riunione, facendo scollegare tutti gli altri partecipanti.