Alla luce dei nuovi provvedimenti normativi, che impongono l’obbligo di fatturazione anche tra privati per via elettronica, così come era già capitato per le fatture verso la pubblica amministrazione, si pone per le aziende che non hanno ancora provveduto il problema di capire quale programma per fatture adottare.
Il tema diventa importante poiché si tratta di una prima volta per molte imprese. La necessità deve essere commisurata all’esigenza effettiva che ha un’azienda. Scopri il miglior programma per fatture per gestire con semplicità un momento di transizione importante. Le fatture PA e B2B fanno parte di un processo di digitalizzazione che rappresenta un punto di non ritorno.
Un buon programma per fatture non ha solo la funzione di gestire la parte di adeguamento alla nuova disposizione di legge ma rappresenta un’occasione per portare a termine una evoluzione tecnologica che porta con sé notevoli risparmi di gestione. L’automatizzazione non ha come scopo unico l’integrazione in un sistema globale, ma soprattutto di liberare risorse da continui controlli e verifiche causati da una gestione non uniformata.
L’occasione è ghiotta poiché tale rivoluzione è estesa praticamente a tutte le aziende, per cui il livello medio di ottimizzazione si farà sentire. La fattura elettronica viene elaborata tramite il formato XML, in cui vengono specificate informazioni e dati che assumono verità se e solo se vengono gestite attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che fa capo all’Agenzia delle Entrate. Nel sistema ogni azienda viene identificata in maniera univoca poiché ha un proprio codice destinatario e una PEC di riferimento.
Scegliere il giusto programma per fatture significa approfittare della possibilità di costruire un vantaggio competitivo nei confronti delle aziende che non saranno in grado di gestire al meglio il cambio del sistema di fatturazione digitale.
I vantaggi derivanti dalla scelta di un buon programma di fatturazione
Per poter analizzare quali sono questi vantaggi, vale la pena dividere il ciclo attivo da quello passivo.
Il ciclo attivo tradizionale prevede l’emissione del documento cartaceo, con necessità di stampa della fattura, imbustamento, spedizione ed invio fisico della busta contenente il documento fiscale. In conseguenza di ciò sorge anche una certa relazione col cliente in merito alla necessità di monitorare i tempi fino al pagamento. Oltre a ciò occorre anche mantenere un archivio fisico imponente e gestibile solo da personale dedicato.
Nel ciclo passivo la fatturazione elettronica toglie delle incombenze che ormai devono appartenere al passato. Quando si riceve una fattura cartacea occorre doverla inserire manualmente nel proprio sistema di contabilità. La fattura elettronica è gestita in automatico e registrata. La gestione passiva manuale, viene azzerata.
Ai fini della scelta del programma per la fatturazione per la propria azienda occorre tener presente la dimensione dell’impresa ed il volume del ciclo amministrativo, sia passivo che attivo. Le piccole imprese che rientrano nell’obbligo della gestione digitalizzata, avranno esigenze inferiori. Per loro il programma da inserire in azienda avrà importanza in merito al ciclo attivo.
Le aziende di maggiori dimensioni dovranno implementare la gestione attiva con l’automazione della prima nota, della conservazione sostituiva dei documenti, così come viene prescritto dalla norma.